组织活动你需要注意的点

一到年中公司经常要举办一些活动，例如：下半年的年会，周年庆，发布会等等。各位行政人员是不是有点无从下手的感觉呢？首先我们要知道做活动是为了宣传公司的形象，所以一个活动效果的优劣，直接关系到各方面的利益。要深思熟虑，考虑周全，千万不能像非攻马大哈的性格一样，那就惨了。作为金牌策划人的我总结了几点在组织活动时，应该要注意的问题。希望对你们有帮助。

1.  清晰认识举办活动的目的

举办一个活动并不只是为了完成任务，活动的整个组织和安排都必需紧紧围绕活动的目的展开。做活动归结起来无非两个大的目的，一是借助活动进行品牌和产品宣传，这种称为以宣传为目的，或是邀请顾客、客户、合作者聚集在一起以宣场主办方的意志，达到项目推荐、巩固彼此关系等意图，这种称为以服务为目的。

不同的活动需要侧重的点也不一样，所以根据不同活动方向我们需要注意不一样的点：以宣传为目的的我们侧重点是产品和宣发；而以服务为目的则是以企业形象和企业文化为主。

2.  所有细节事先明确

我们经常会看到有的活动现场一片混乱的现象，甚至是耽误了活动预期开始的时间，造成不好的影响。只要组织者能在活动的筹备阶段把所有的细节都事先确定好，这种现象将可以得到很大程度的避免。

这种细化要做到极致，如明确横幅悬挂的位置以及如何悬挂，由谁来负责；嘉宾从哪里进来，引导人员、签到人员的安排及其所站立的位置等。在活动开始前一天，你需要提前探查场地以确保一切都已安排就绪，包括麦克风、投影仪、视音频系统，都必须在你的检查清单中。同样，你还需要准备一个打包清单以确保所有需要的东西都已经在会议前运到了场地，会议相关的人员也应该有一个分工列表，谁负责座位，谁负责会场装饰、海报张贴等等这是很多策划人员没能很好重视的地方。

3.  合理地选择时间

活动时间的选定需要考虑到多方面的因素，邀请人员是否方便在这个时间到场；天气是否会因为下雨或阳光太猛烈从而影响活动的进程等.而且一旦时间确定最好不要改变计划，除非事先已经申明或是实在迫不得已。活动整体时间不能过长也不能过短，要根据活动现场的氛围进行一个把控。如果现场气氛较差，活动后续安排就应该更加紧凑。

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4.合作方的监控

一个活动往往会涉及到一些合作方，相对于自己公司的同事，他们的可控性相对较差，因此必须给合作方足够的细节要求，要求他们要在什么时间完成什么工作的配合，最好写在合作协议里面，最少也是书面的形式让对方确认，如合作方提供的设备需要在活动开始之前（也许是前一天）经过全部的测试保证没有问题等。因为合作方工作的不到位从而影响到活动的案例比比皆是。

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5.以备用方案来防范风险

活动计划书做出来后，组织者还需考虑意外问题，预计在哪一些环节上可能会出现问题，如遇到问题应该采取怎样的备用方案解决，对于可能会出现问题的地方重点关注并提前确认，以及时启用备用方案。邀请人员临时不能到位，物料来不及到货等都是经常遇到的问题。如果现场真的出现了一些突发情况，首先应该做的是控制好局面，马上找补救的办法。根据现场的情况进行分析找相关人员进行问题处理。切勿惊慌。

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好了，今天就分享到这里了，如果感兴趣可以翻翻我以前的文章，我们下次再见！

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